Μια υπερσύγχρονη web εφαρμογή με ολοκληρωμένο online σύστημα αυτοεξυπηρέτησης και αλληλεπίδρασης των εργαζομένων , η οποία αυξάνει την αμεσότητα της πληροφόρησης του προσωπικού.
Αναλυτικά
Τα σημαντικότερα πλεονέκτημα του ESS
Εκμεταλλευόμενο την οικειότητα των χρηστών με το διαδίκτυο λόγω της καθημερινής χρήσης ιστοσελίδων, το ESS προσφέρει αξιοσημείωτη ευκολία χρήσης σε οποιονδήποτε εργαζόμενο, προϊστάμενο ή διευθυντή, με πρόσβαση από οπουδήποτε, ακόμα και από το σπίτι.
Το ESS δίνει περισσότερη δύναμη στον εργαζόμενο, προσφέροντάς του μια διαδικτυακή πύλη από όπου μπορεί να αντλεί από μόνος του πληροφορίες. Μέσω της πλήρους ηλεκτρονικής ιστορικότητας και παρακολούθησης, οι προϊστάμενοι, οι διευθυντές και το τμήμα HR, επιτυγχάνουν καλύτερη διαχείριση και έλεγχο των ζητημάτων, αποκτώντας μια ξεκάθαρη συνολική εικόνα η οποία τους βοηθά να διατηρούν καθημερινά σωστά στελεχωμένες ομάδες.
Παραδοσιακά χρονοβόρες και γραφειοκρατικές διαδικασίες πλέον μηχανογραφούνται και αυτοματοποιούνται, δίνοντας τέλος στα χαρτιά, τα τηλεφωνήματα, τα αρχεία Excel και γενικά όλες τις επουσιώδεις ενέργειες, αυτοματοποιώντας πλήρως πολλές διαδικασίες και εξαλείφοντας την ανάγκη εισαγωγής δεδομένων ή παρέμβασης από το χρήστη, ελαχιστοποιώντας έτσι την πιθανότητα λάθους στον υπολογισμό μισθοδοσίας.
Επιτυγχάνεται ελαχιστοποίηση του χρόνου αναμονής και διεκπεραίωσης, από τη στιγμή που οι ενέργειες μπορούν να γίνουν από τον ίδιο τον εργαζόμενο, χωρίς καθυστερήσεις λόγω εμπλοκής άλλων ατόμων. Παράλληλα, δίνεται η δυνατότητα στα τμήματα HR να αξιοποιούν το χρόνο τους για άλλα, πιο σημαντικά θέματα που αφορούν το προσωπικό.
Η έκδοση Standard Edition προσφέρει μία πλούσια out-of-the-box λύση, έτοιμη προς χρήση με ελάχιστο χρόνο deployment. Με τη λύση αυτή, οι εργαζόμενοι έχουν άμεση και ολοκληρωμένη πληροφόρηση για όλα τα εταιρικά θέματα. Επιπλέον, με την έκδοση Enterprise Edition, δίνεται η δυνατότητα προσαρμογής οποιασδήποτε εταιρικής διαδικασίας του οργανισμού καθώς και υλοποίηση πληθώρας custom ενεργειών.
Με την τήρηση και παρακολούθηση όλων των δεδομένων ηλεκτρονικά, εξαλείφεται η ανάγκη χρήσης εκτυπώσεων και χαρτιού. Η εξοικονόμηση χρόνου λόγω της αυξημένης παραγωγικότητας των εργαζομένων καθώς και η μείωση της γραφειοκρατίας στα τμήματα μισθοδοσίας και ανθρωπίνων πόρων, μειώνουν επίσης σημαντικά το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης.
Σύνδεση με όλες τις εκδόσεις των προγραμμάτων Business Μισθοδοσία και Pylon HRM με αυτόματο συγχρονισμό όλων των δεδομένων (ή όποιων κατηγοριών δεδομένων επιλεγούν). Άμεση αυτόματη ενημέρωση του ESS με κάθε αλλαγή των δεδομένων του προγράμματος μισθοδοσίας.
Το ESS, βασισμένο στο υψηλό επίπεδο επιστημονικότητας που χαρακτηρίζει τις υπηρεσίες και τα προϊόντα του ομίλου της Epsilon Net, μπορεί και στέλνει όλα τα απαραίτητα δεδομένα στο πρόγραμμα μισθοδοσίας ώστε αυτό με τη σειρά του να μπορεί να τα στείλει στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ. Τα δεδομένα που αποστέλλονται αφορούν άδειες προσωπικού, προγράμματα εργασίας και προγραμματισμένες υπερωρίες.
Στο ESS υποστηρίζονται πρακτικές βέλτιστου εργασιακού περιβάλλοντος, οι οποίες υιοθετούν εταιρικές αξίες όπως η διαφάνεια και η εμπιστοσύνη. Παράλληλα, το ESS βοηθά την εξασφάλιση της νομιμότητας και την τήρηση όλων των κανονισμών GDPR, προσφέροντας ηλεκτρονικό φάκελο με βεβαιώσεις και έγγραφα, καθώς και τη δυνατότητα αλλαγής των προσωπικών στοιχείων των εργαζομένων.
Τα δικαιώματα, οι παροχές και οι υποχρεώσεις των εργαζομένων καθίστανται απολύτως ξεκάθαρες. Οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στα υπόλοιπα αδειών τους, μπορούν να αιτηθούν άδειες, προκαταβολές και άλλες παροχές, ακολουθώντας σαφείς ροές εγκρίσεων. Παράλληλα μπορούν να ενημερωθούν σχετικά με τα εταιρικά νέα και ανακοινώσεις καθώς και για όλες τις διαθέσιμες παροχές, όπως για παράδειγμα η Ιδιωτική Ασφάλιση, τα εταιρικά κινητά τηλέφωνα ή τα εταιρικά αυτοκίνητα.
Η εφαρμογή έχει δυνατότητα ταχείας διαχείρισης μεγάλου όγκου δεδομένων, λειτουργώντας με ασφαλή πρωτόκολλα (https) και υλοποιώντας πολιτικές ισχυρών κωδικών με ημερομηνία λήξης. Επίσης ενσωματώνει τη δυνατότητα διαλειτουργικότητας με το Microsoft Active Directory ή και ακόμα πιο σύγχρονες μεθόδους authentication όπως το Azure Multi-Factor Authentication.
Προσφέρεται ένα πλήρες σύστημα δικαιωμάτων βασισμένο σε ρόλους και εξαιρέσεις, δίνοντας εξειδικευμένη πρόσβαση στον κάθε χρήστη εκεί ακριβώς όπου χρειάζεται και μόνο, διατηρώντας παράλληλα μια πλήρη καταγραφή παρακολούθησης όλων των ενεργειών (logging / auditing).
Οι απεριόριστες δυνατότητες παραμετροποίησης έρχονται επιπλέον να καλύψουν και κάθε ιδιαίτερη εταιρική ανάγκη που μπορεί να παρουσιαστεί, διευκολύνοντας κάθε εργαζόμενο, προϊστάμενο και διευθυντή της επιχείρησης στην καθημερινότητά του. Δίνεται ευελιξία και επεκτασιμότητα σε κάθε επίπεδο της εφαρμογής, προσφέροντας πολυγλωσσικότητα και δυνατότητα αλλαγής οποιουδήποτε λεκτικού ή κειμένου μέσα στην εφαρμογή.
Αυτοματοποιημένες λειτουργίες ενημέρωσης των εργαζομένων για την πρόοδο της διεκπεραίωσης των αιτημάτων τους καθώς και των προϊσταμένων και διευθυντών για κάθε ενέργεια που απαιτείται από πλευράς τους για τη γρήγορη ολοκλήρωση των διαδικασιών στις οποίες εμπλέκονται.
Ειδική γραμμή υποστήριξης μεγάλων πελατών, με υψηλού επιπέδου συμβουλευτική υποστήριξη
Η πλέον σύγχρονη διαδικασία εκπαίδευσης με απεριόριστες επιλογές (τηλεφωνική, remote desktop, στο χώρο του πελάτη, ηχογραφημένες παρουσιάσεις, ηχογραφημένες διαδικασίες ανά ενότητα).
Τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά του ESS
Οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν τα υπόλοιπά τους βάσει νόμου, εταιρικής πολιτικής και προηγούμενης χρήσης τους ανά πάσα στιγμή καθώς και να αιτηθούν άδεια, χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζουν οτιδήποτε σχετικά με μισθοδοτικές περιόδους και εργατική νομοθεσία.
Αντίστοιχα, οι προϊστάμενοι μπορούν να διαμορφώσουν το πλάνο αδειών και να εγκρίνουν μαζικά τις αιτούμενες άδειες των υφισταμένων τους.
Μέσω του προσωπικού ηλεκτρονικού φακέλου του εργαζόμενου γίνεται η παράδοση των αποδείξεων πληρωμών, των βεβαιώσεων αποδοχών και των λοιπών βεβαιώσεων που έχει αιτηθεί ο εργαζόμενος μέσω του συστήματος, ενώ μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να πραγματοποιήσει ο ίδιος αίτηση επικαιροποίησης των προσωπικών του στοιχείων.
Ο εργαζόμενος έχει επίσης τη δυνατότητα πρόσβασης σε ανακοινώσεις της εταιρίας ή της ομάδας / τμήματός του, καθώς και στο εταιρικό εορτολόγιο, τον εταιρικό κανονισμό και οποιοδήποτε άλλο περιεχόμενο έχει κάνει διαθέσιμο το τμήμα προσωπικού.
Η παρουσία και οι ώρες εργασίας των εργαζομένων καταγράφονται είτε μέσω του κυκλώματος ωρομέτρησης των συνεργαζόμενων προγραμμάτων μισθοδοσίας, είτε μέσω δηλώσεων από το portal του ESS, προσφέροντας ευελιξία και μια συνολική εικόνα εργασίας όπως και τη διαχείριση μέσω των οθονών του παρουσιολογίου.
Ο προγραμματισμός για τις βάρδιες, τα ρεπό αλλά και τις υπερωρίες, μπορεί να γίνει εύκολα και γρήγορα, ενημερώνοντας παράλληλα και τα προγράμματα μισθοδοσίας για τις αντίστοιχες υποβολές στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ.
Επιπλέον, υπάρχει η διαδικασία δικαιολόγησης των υπερωριών καθώς και η διαχείριση της συνολικής εικόνας εργασίας.
Ο εργαζόμενος μπορεί να καταχωρίσει αίτημα για επαγγελματικό ταξίδι, καθώς και τη λήψη προκαταβολής ταξιδιού.
Ανά πάσα στιγμή, κατά την επιστροφή του ή κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, μπορεί να καταχωρίσει τα έξοδά του σε οποιοδήποτε νόμισμα, έτσι ώστε να πραγματοποιηθεί η κατάλληλη επιστροφή χρημάτων από την εταιρία, ενώ οι προϊστάμενοι έχουν τη δυνατότητα δικαιολόγησης ποσών εξόδων που υπερβαίνουν τα προκαθορισμένα πλαφόν.
Η εφαρμογή προσφέρει ένα ευέλικτο κύκλωμα όπου μπορούν να στηθούν περιοδικά επαναλαμβανόμενες διαδικασίες αξιολόγησης. Η κάθε διαδικασία μπορεί να περιέχει έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω τύπους φορμών:
Υποστηρίζονται πολλαπλοί αξιολογητές καθώς και αυτοαξιολόγηση αλλά και 360o assessments, ενώ υπάρχει δυνατότητα προβολής των φορμών αξιολόγησης μέσω κεντρικού dashboard αξιολογούμενου ή μέσω μιας ενοποιημένης φόρμας η οποία συγκεντρώνει όλες τις απαραίτητες υποφόρμες.
Η ενεργοποίηση των συμμετεχόντων καθώς και η διαχείριση προόδου συμπλήρωσης των φορμών γίνεται εύκολα και γρήγορα μέσα από το portal του ESS, το οποίο παράλληλα προσφέρει και πλούσια στατιστικά απόδοσης.
Επιπλέον, προσφέρονται προηγμένες δυνατότητες Business Intelligence μέσω του Microsoft Power BI.
Παρέχεται ένα ευέλικτο Web Service για την εισαγωγή βιογραφικών μέσω γέφυρας με τα εταιρικά site του οργανισμού.
Γίνεται διαχείριση των recruitment tasks, προγραμματίζοντας συνεντεύξεις και αναθέτοντας τους interviewers, οι οποίοι καταχωρούν τα αποτελέσματα των συνεντεύξεων.
Οι επιλογές των υποψηφίων προς πρόσληψη, αποστέλλονται στη συνέχεια στα προγράμματα μισθοδοσίας για το onboarding του εργαζομένου.
Δίνονται όλα τα απαραίτητα εργαλεία για το Talent Management και το Succession Planning, με παροχή της δυνατότητας δημιουργίας acceleration pool προτεινόμενων ατόμων προς ανάπτυξη / προαγωγή εντός του οργανισμού (είτε μέσω manual εισαγωγής είτε μέσω υποβολής nominations κατά τη διαδικασία αξιολόγησης).
Παράλληλα, προσφέρονται όλα τα απαραίτητα εργαλεία για τα metrics που αφορούν το Employee Engagement - Pulse Surveys (“Office Vibe”), πρακτικά One-On-One συναντήσεων, Exit Interviews, Stay Interviews, καθώς και τα αντίστοιχα KPIs όπως το Employee Net Promoter Score.